DISTINGUIR ENTRE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

¿ Alguna vez te ha pasado que tienes tantas actividades "importantes" para hacer que no sabes por donde empezar?

Es muy  común quejarse de que tenemos el tiempo contado, que nos “faltó” tiempo, nos agobia que hay demasiados asuntos y de vital importancia a los que debemos atender.

Ante esto, lo ideal es incorporar hábitos que nos permitan administrar nuestro tiempo de una forma más eficaz.

En primera instancia hay que distinguir que quiere decir eficaz y la diferencia entre eficiente, palabras que solemos confundir o que no nos queda claro que son.

Eficiencia se definiría al cómo se hacen las cosas y de qué modo se ejecutan.

Mientras que Eficacia vendría siendo, para qué se hacen las cosas, cuáles son los resultados que se persiguen; qué objetivos se logran.

Lo ideal en la gestión de tiempo seria lograr un equilibrio entre la eficacia y la eficiencia, puesto que no están una peleada con la otra, sino que se obtienen mejores resultados se combinan  adecuadamente.

Distinguir entre lo urgente y lo importante es algo que en ocasiones nos causa bastantes conflictos, sin embargo, encontrar el equilibrio entre ambos también nos trae enormes beneficios.

Urgente significa  que se necesita una atención inmediata, «¡ahora!». Las cosas urgentes actúan sobre nosotros. Nos presionan; reclaman acción. A menudo complacen a otros. El timbre del teléfono es urgente. La mayoría de las personas no soportan ni siquiera el pensamiento de dejar que suene.

La importancia, por otra parte, tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad. Elaborar un trabajo final es algo importante.

Ante las cosas urgentes, reaccionamos inmediatamente sin detenernos a pensar si esto contribuye a nuestros fines. Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad, una cuestión más motivacional que en ocasiones nos hace postergar la actividad al punto de que esta se convierte en algo urgente e importante que nos vemos a resolver de una manera poco eficaz pero ineficiente.

Una herramienta de gran utilidad para estableces nuestras prioridades con mayor facilidad es llamada la “matriz de administración del tiempo” para aprender a “ver” y diferenciar las distintas situaciones y prioridades que nos “envuelven”.

Los cuadrantes pertenecientes a la matriz de administración del tiempo son:

Cuadrante 1: tareas importantes y urgentes (esquina superior izquierda)

Cuadrante 2: tareas importantes y NO urgentes (esquina superior derecha)

Cuadrante 3: tareas NO importantes y urgentes (esquina inferior izquierda)

Cuadrante 4: tareas NO importantes y NO urgentes (esquina inferior derecha)

El cuadrante ideal en el que deberíamos ubicarnos seria  el no. 2.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 

Covey, S. R. (1997). Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva. Buenos Aires, Barcelona: Paidos.