ESTRATEGIAS PARA ORGANIZAR MI TIEMPO

·        Para poder organizar mejor nuestro tiempo nos basaremos en 5 principales estrategias las cuales a su vez se dividen en varias técnicas:

Estudio:

• Crea un espacio para ti, libre de distracciones (teléfono, compañeros de piso, televisión, etc.) y comprométete a permanecer allí trabajando por periodos de entre 1 y 2 horas.
• Reconoce que tus obligaciones son tan importantes como las necesidades y requerimientos de los demás. 

Planificación:

• Establece límites en cuanto a que te interrumpan o alteren tu horario de trabajo.
• Diseña un horario personal de trabajo, y utiliza un calendario visible. Puedes seguir estas pautas:

1. Haz una lista de todos los trabajos, exámenes y entregas con sus respectivas fechas.

1. Planifica tu tiempo hora por hora. Recuerda incluir tiempo diario de sueño, comidas, vida social y un poco de ejercicios y/o relajación. Es importante que elabores un horario realista.

Compromiso:

• Sé razonable en lo que esperas de ti mismo. Expectativas perfeccionistas o sumamente estrictas pueden hacer que te rebeles o pueden sabotear tu progreso.
• Prueba el horario que has diseñado. Como estás intentando algo nuevo, es lógico y recomendable ajustarlo tras ponerlo a prueba por una semana.
• Recompénsate por el trabajo bien hecho y por cumplir el horario. Te ayudará a no sentir resentimiento hacia la tarea hecha y hacia lo que aún te queda por hacer.
• Identifica tus horas de mayor energía. Planifica las tareas y actividades que exigen mayor esfuerzo durante las horas en las que tienes más energía, y reserva tus horas de menos energía para el descanso y las actividades más relajadas.

¿Postergar?:

• Delegar: siempre delega todo lo que puedas, muchas veces queremos tener el control de todas las cosas que hacemos, quieres encargarte del diseño de las presentaciones, de la animación de las mismas, de los textos, de los colores y de muchos detalles de la mayor parte de tu trabajo. En muchas ocasiones viene siendo muy recomendable delegar muchas actividades que te liberen de tiempo para que te dedique a las que verdaderamente necesitan tu atención
• Asertividad: Con anterioridad ya habíamos mencionado que  en muchas ocasiones ser asertivo te ayudará a organizar mucho mejor tu tiempo. Recuerda " no nos sintamos culpables de decir no".

Trabajo progresivo

• Divide las tareas complejas en fases o sub-tareas, con objetivos más fáciles de alcanzar, y asigna fechas límite para completarlas.
• Prioriza tus actividades. Ordena lo que debes hacer según su importancia.
•  Evalúa tu progreso en esas sub-tareas. Si surge un problema intenta solucionarlo rápidamente. Si es necesario, reconsidera tus propias fechas límite.

¿CÓMO ME AYUDA LA ASERTIVIDAD PARA ORGANIZAR MI TIEMPO?

La asertividad es una forma de, expresión consciente congruente, clara, directa y equilibrada, cuya finalidad es comunicar nuestras ideas y sentimientos o defender nuestros legítimos derechos sin la intención de herir o perjudicar, actuando desde un estado interior de autoconfianza, en lugar de la emocionalidad limitante típica de la ansiedad, la culpa o la rabia.

Es importante distinguir dos tipos de conductas que suelen confundirse con gran facilidad con SER ASERTIVO:

La primera de ellas es la CONDUCTA PASIVA la cual “consiste en no comunicar lo que se desea o hacerlo de una manera débil, con demasiada suavidad o timidez, ocultando lo que se piensa en contenido o intensidad”.

La segunda conducta con la que se confunde la asertiviad es la CONDUCTA AGRESIVA, la cual se puede manifestar de muchas formas y en todos los contextos ya sea como agresión verbal, golpes, etc.

LA CONDUCTA ASERTIVA  es “cuando una persona posee la habilidad para transmitir y recibir los mensajes de sentimientos, creencias y opiniones de una manera honesta, oportuna y respetuosa”

No nos sintamos culpables por decir “no”.

• Dar (adecuadamente) prioridad a nuestras necesidades, opiniones y deseos no es una manifestación de egoísmo, sino de responsabilidad, autoestima y madurez.
• Decir “no” cuando lo consideramos justo o necesario es la mejor forma de  comprobar en qué medida se nos valora y se nos quiere por cómo somos en  realidad.
• Permitámonos verificar que nuestras negativas no sólo no rompen vínculos con  los demás, sino que plasman un compromiso de sinceridad, respeto (por los  demás y por nosotros mismos), responsabilidad y autenticidad.
• La confianza se fortalece cuando el diálogo y la interacción no se sustentan en  falsos asentimientos y condescendencias.
• Si ejercemos nuestro derecho a decir “no”, podremos pensar que los demás  hacen lo propio, y asentaremos una comunicación más fiable, veraz y fluida.

 Cuando decimos no, evitamos quedar mal con otros y sobre todo

   con nosotros mismos.

FORMAS DE DECIR NO

No natural. Es la manera individual y espontánea de decir NO.

Escuchar activamente después de decir NO. Se repite lo que dijo la otra persona reflejando que sí se entendió la petición y después se responde 

     Ejemplo:”Lo que tú quieres decir es que cambie tu fecha de examen, ¿correcto?, NO puedo hacerlo”.

NO razonado: Se dice NO y se da una explicación sincera.

Ejemplo: “Gracias por invitarme a tu reunión, pero prefiero no ir; en realidad, el sábado lo tenía destinado a otras actividades”.

NO temporal: Con esta respuesta se dice no por el momento, pero se sugiere que se vuelva a pedir en otra ocasión. No se debe dar esta respuesta indefinidamente y dar largas al asunto. Si se tiene en mente un no definitivo, no se debe dar un NO temporal.

Ejemplo: “Hoy no puedo quedarme después de clases, pero mañana sí podré ayudarles con la decoración de la escuela”.

Referencias:

Covey, S. R. (1997). Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva. Buenos Aires, Barcelona: Paidos.

http://desarrollodepersonasyorganizaciones.files.wordpress.com/

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DISTINGUIR ENTRE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

¿ Alguna vez te ha pasado que tienes tantas actividades "importantes" para hacer que no sabes por donde empezar?

Es muy  común quejarse de que tenemos el tiempo contado, que nos “faltó” tiempo, nos agobia que hay demasiados asuntos y de vital importancia a los que debemos atender.

Ante esto, lo ideal es incorporar hábitos que nos permitan administrar nuestro tiempo de una forma más eficaz.

En primera instancia hay que distinguir que quiere decir eficaz y la diferencia entre eficiente, palabras que solemos confundir o que no nos queda claro que son.

Eficiencia se definiría al cómo se hacen las cosas y de qué modo se ejecutan.

Mientras que Eficacia vendría siendo, para qué se hacen las cosas, cuáles son los resultados que se persiguen; qué objetivos se logran.

Lo ideal en la gestión de tiempo seria lograr un equilibrio entre la eficacia y la eficiencia, puesto que no están una peleada con la otra, sino que se obtienen mejores resultados se combinan  adecuadamente.

Distinguir entre lo urgente y lo importante es algo que en ocasiones nos causa bastantes conflictos, sin embargo, encontrar el equilibrio entre ambos también nos trae enormes beneficios.

Urgente significa  que se necesita una atención inmediata, «¡ahora!». Las cosas urgentes actúan sobre nosotros. Nos presionan; reclaman acción. A menudo complacen a otros. El timbre del teléfono es urgente. La mayoría de las personas no soportan ni siquiera el pensamiento de dejar que suene.

La importancia, por otra parte, tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad. Elaborar un trabajo final es algo importante.

Ante las cosas urgentes, reaccionamos inmediatamente sin detenernos a pensar si esto contribuye a nuestros fines. Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad, una cuestión más motivacional que en ocasiones nos hace postergar la actividad al punto de que esta se convierte en algo urgente e importante que nos vemos a resolver de una manera poco eficaz pero ineficiente.

Una herramienta de gran utilidad para estableces nuestras prioridades con mayor facilidad es llamada la “matriz de administración del tiempo” para aprender a “ver” y diferenciar las distintas situaciones y prioridades que nos “envuelven”.

Los cuadrantes pertenecientes a la matriz de administración del tiempo son:

Cuadrante 1: tareas importantes y urgentes (esquina superior izquierda)

Cuadrante 2: tareas importantes y NO urgentes (esquina superior derecha)

Cuadrante 3: tareas NO importantes y urgentes (esquina inferior izquierda)

Cuadrante 4: tareas NO importantes y NO urgentes (esquina inferior derecha)

El cuadrante ideal en el que deberíamos ubicarnos seria  el no. 2.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 

Covey, S. R. (1997). Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva. Buenos Aires, Barcelona: Paidos.

LADRONES DEL TIEMPO 2 PARTE

Desperdiciadores de tiempo internos

Es cualquier cosa que impida que  alcancemos  nuestros objetivos de la manera mas efectiva posible.  

¿Cuáles son?

• ·      Falta de prioridades
• ·      Falta de planes
• ·      Objetivos no claros
• ·      Dejar cosas para después
• ·      Intentar hacer muchas cosas a la vez
• ·      Falta de autodisciplina
• ·      Falta de habilidad y conocimientos
• ·   Miedo al fracaso: «¡Si fallo en este examen, mis padres me matarán! ¡No soy un buen estudiante! ¡No doy la talla! ¡Nunca acabaré la carrera! ¿Te suena familiar este discurso? Nuestras autocríticas o descalificaciones “automáticas”, esa voz crítica en tu cabeza, aumenta el estrés, puede disminuir la motivación y la acción, distraer tu atención y concentración reducir tu eficacia y, finalmente, brindarte una excusa para un mal resultado.
• ·   El perfeccionismo sirve para inhibir la acción, evitar complicaciones, liberar ansiedad, y finalmente, te brinda una excusa para un mal rendimiento... (“Realmente no lo he intentado, así que no es un indicador fiable de mi capacidad.”) Refleja un pensamiento tipo todo-o-nada: “Cualquier nota por debajo de la Matrícula, sabe a Suspenso, así que ¿por qué esforzarme?” Examina la motivación que subyace a tu perfeccionismo: ¿estás intentando evitar la acción por inseguridad o miedo?

LA IMPORTANCIA DE LA AUTORREGULACION 

El buen rendimiento del estudiante universitario depende en gran medida de una adecuada autorregulación de su conducta en la gestión y organización del tiempo de estudio.

El aprendizaje autorregulado es aquel que se apoya en la capacidad del aprendiz  para identificar qué variables son las más relevantes, lo que implica conocer y  manejar diferentes estrategias, reconocer cuáles de ellas son más eficientes, de  acuerdo con la tarea propuesta, aplicarlas y, una vez concluida, estar atento al  resultado.

LADRONES DEL TIEMPO 1 Parte

Ladrones del tiempo hay muchos pero algunos son mucho más peligrosos y están más extendidos que otros. La mayoría de nosotros caemos y sufrimos algunos (o varios) de los siguientes siete ladrones:

Desperdiciadores externos

Interrupciones.

Las interrupciones te impiden trabajar de forma continuada, obligándote a trabajar y parar, a trabajar y parar, a trabajar y parar.

Sus consecuencias son:

• ·     Recalibrarte: rompen ritmo de trabajo, de intensidad y de concentración.
• ·         Retrasan, hacen torpe.
• ·         Causan estrés y ansiedad
• ·         Desgastan motivación, creatividad y energía.

Improvisación.

Es un error común creer que se deben hacer las tareas de la misma forma y con el mismo grado de compromiso.  Se debe entender que TODAS las tareas son distintas.

¿Qué es realmente lo que tengo que hacer?

 Reuniones

Se refiere a las reuniones sociales de las cuales no se saca provecho en relación de los objetivos. Serian aquellas reuniones sociales “urgentes” que utilizamos de escape para evitar los deberes.

 Televisión

Las personas utilizan alrededor de un promedio minimo de 3 horas frente al aparato televisor. Es importante recordar que  No se debe monopolizar el tiempo en mirar TV.

·         

Internet

Internet te engorda. Comes y comes sumas calorías digitales y no sirve de nada.

Para saber si verdaderamente estás utilizando bien Internet hazte las siguientes preguntas:

• «¿Utilizo aplicaciones, entro en redes sociales o me pongo a ver blogs de manera automática y sin pensarlo?».

• «Esto que estoy utilizando, leyendo o entrando a diario o incluso en varios momentos del día, ¿de verdad me sirve para algo?».

• «¿Qué herramientas, servicios, aplicaciones, blogs o sitios web puedo eliminar o dejar de visitar para hacerlo todo más simple?».

Teléfono.

¿Cómo afecta el teléfono a nuestro rendimiento diario? ¿Cuáles son esos malos hábitos que convierten al teléfono en un distorsionador de nuestra Productividad?

a) Conversaciones largas, intrascendentes, vagas y sin un sentido claro.

b) Contestamos instintivamente a cualquier llamada. Incluso en plena conversación con otrapersona.

c) No sabemos ignorar y apagar el móvil cuando realmente es necesario.

Rompe tu concentración, desvía tu atención y te hace perder intensidad. Cada vez que atiendes una llamada rompes tu ritmo de trabajo y tras los minutos de conversación cuesta recobrar la concentración. En ciertas personas esto un problema gravísimo.

(2) Te transmite una falsa sensación de actividad, de estar haciendo. Ocurre lo mismo que las  reuniones, mientras hablas, no haces.

(3) Destruye tu descanso. Un momento sagrado e imperturbable que continuamente está siendo bombardeado con llamadas de todo tipo y que rara vez son importantes.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Pena, A. (2010). Guía práctica especial de gestión personal: 7 ladrones del tiempo y 7 técnicas para combatirlos. 

BENEFICIO DE ORGANIZAR BIEN MI TIEMPO

Dominar el propio tiempo de trabajo y de estudio en lugar de ser dominado por los deberes es una de las claves para alcanzar nuestros objetivos y metas propuestos.

La gestión del tiempo es una herramienta que permite manejar y disponer plenamente del tiempo de trabajo, evitando en lo posible toda interrupción que no aporte nada a los objetivos que queremos alcanzar.

¿Cuáles son las consecuencias de no gestionar nuestro tiempo adecuadamente?

• Estrés
• Agotamiento
• Administrar en crisis
• Concentración en plazos cortos
• Desmotivación
• Impotencia y exclusión de control

¿Que podemos ganar al organizar nuestro tiempo adecuadamente?

• Una adecuada visión y perspectiva
• Equilibrio en nuestras actividades
• Mejor autodisciplina
• Mejor concentración
• Mayor logro de objetivos con eficacia y eficiencia